Comment aménager votre salle de formation pour obtenir de meilleurs résultats

Mon exigence numéro un est d’avoir une salle avec des fenêtres. De nombreux hôtels et sites de formation proposent des chambres sans lumière naturelle, ce qui est loin d’être idéal. La lumière naturelle donne une meilleure sensation, permet la possibilité d’avoir de l’air, une vue, une sensation d’espace et de vie même.

Je tiens également à ce que les stagiaires des formations soient dos aux fenêtres, tournés vers l’avant, et que je regarde vers eux, et donc vers la fenêtre. La lumière naturelle sur l’orateur à l’avant de la salle est agréable, et les étudiants, stagiaires sont moins susceptibles d’être distraits par les événements à l’extérieur de la fenêtre. Je peux également (et les gens sont convaincus que je plaisante lorsque je leur dis cela) jeter un coup d’œil par la fenêtre lorsque, par exemple, j’attends que les stagiaire répondent aux questions. Pour de nombreux formateurs, cette attente peut parfois s’avérer très gênante, alors la possibilité de se calmer et de regarder la vie continuer peut vraiment aider. Et si vous pensez que la lumière naturelle qui éclaire votre espace de parole va perturber vos diapositives PowerPoint… Allez-y ! Suivez le programme ! Nous ne sommes plus en 2000, pourquoi les utilisez-vous encore ? Sérieusement… Savez-vous combien de fois, lors de mes sessions de compétences de présentation, j’ai demandé à mes stagiaires qui aimait vraiment utiliser, écrire ou assister à des sessions basées sur des PPT… La réponse est un ou deux au mieux. Personne n’aime ça… Arrêtez de vous préoccuper des diapositives et concentrez-vous sur ce que vous faites et dites.

Lors de la réservation de votre salle de formation, on vous a peut-être posé des questions sur les thés et cafés, les pauses, etc. Je souhaite toujours que la matinée soit plus longue que l’après-midi. Je n’aime pas qu’une session dure plus de deux heures sans une pause quelconque, et quatre-vingt-dix minutes sont préférables. Je n’aime pas non plus les endroits qui veulent servir du thé, du café et des déjeuners à une heure précise. Je veux pouvoir modifier ces horaires si cela me convient ou convient aux participants à la formation. Et je ne veux certainement pas que la dame du thé entre dans la salle avec son chariot de tasses et de verres qui grince inévitablement. Non seulement c’est incroyablement distrayant, mais dès que les rafraîchissements arrivent, les stagiaires commencent à penser à ce qu’ils veulent et à perdre leur concentration. L’idéal pour moi serait d’avoir les rafraîchissements ou autre boisson à l’extérieur de la salle de formation principale pour que nous puissions faire une pause quand nous le voulons et prendre notre dose de caféine. De même, lorsque vous faites une pause à aux participants de votre formation, dites-leur toujours l’heure à laquelle vous souhaitez qu’ils reviennent, plutôt que le temps qu’ils ont. Croyez-moi, dès que vous parlez d’une pause, l’attention des gens sur vous et ce que vous dites est minime. Faites une faveur à tout le monde et à vous-même, et rendez les heures de retour aussi faciles que possible.

Donnez-vous de l’espace pour parler et déplacez-vous à l’avant de la salle. Vous êtes l’orateur ou le formateur, et c’est vous que la plupart des gens veulent voir et entendre – pas vos diapositives, avec vous coincé dans un coin quelque part. Installez le mobilier en fonction de vous et de vos stagiaires. Enlevez des meubles si nécessaire. Et retirez les tables entre vous et vos délégués. À moins que vous n’aimiez l’impression d’un entretien d’embauche trop formel datant des années 70, auquel cas, faites-le. Je ne sais pas pourquoi, mais chaque hôtel et chaque lieu où je vais a une configuration par défaut d’une table à l’avant de la salle, avec quelques badges, quelques menthes dans un bocal, plus d’eau gazeuse que d’eau plate, et quelques blocs-notes trop fins avec le logo de la société. À moins que vous ne prévoyiez de vous asseoir derrière cette table, débarrassez-vous-en et concentrez-vous sur l’interaction avec votre public. De même, à moins que ce soit un grand public… Disons deux cents personnes ou plus, je ne veux pas vraiment que les gens soient assis derrière des bureaux, et s’ils doivent l’être, je veux envisager une installation de mi-banquet … (plusieurs tables rondes mi-remplies de 3-4 personnes, disposées en forme de croissant afin que personne ne tourne le dos au formateur.). Plus informel et confortable. Les gens peuvent travailler ensemble et vous pouvez toujours travailler avec eux, plutôt que de se sentir comme nous contre eux.

La température. Moins que ce que l’on pourrait penser. Le matin, baissez un peu la température. Il peut sembler un peu trop frais, mais lorsque les gens entrent et commencent à s’impliquer dans toutes les activités que vous avez prévues pour eux, il se réchauffe rapidement. Je suis d’accord pour dire que nous ne voulons pas que les gens frissonnent, et je sais que les personnes qui ont un peu froid peuvent mettre quelque chose. Les personnes qui ont chaud ne peuvent pas souvent enlever leurs vêtements, ce qui les amène à s’assoupir pendant la séance. Ce n’est pas bon pour la confiance.

Voici une solution rapide. Déplacez l’horloge de derrière vous et placez-la plutôt derrière la tête de votre public, en veillant à ce qu’elle soit directement dans votre champ de vision. J’espère que la raison de ce geste est tellement évidente que vous la comprendrez immédiatement. Si ce n’est pas le cas, cherchez-moi, vous avez besoin d’aide !

Si vous utilisez des tableaux de conférence et que vous demandez à votre auditoire de travailler sur de grandes feuilles de papier, investissez dans des marqueurs de couleur vive. En plus de la disposition stupide des bureaux que j’ai mentionnée plus haut, les salles ont l’habitude de fournir quatre stylos au mieux, un noir délavé, un rouge desséché, un bon vert et un bleu qui fuit. N’utilisez pas ces stylos, ils ne valent rien. Prenez des couleurs vives et funky et vivez un peu. Vous seriez surpris de voir combien de fois un violet ou un écarlate excite des adultes ! Pendant que vous sortez vos jolis stylos brillants le matin, vérifiez le papier sur les tableaux paperboard. Vous y trouverez souvent des notes de la session précédente, et un ou deux bouts de papier abîmés laissés pour vous. Faites le tri avant que tout le monde arrive que ce soit nickel.

Enfin, vous allez avoir besoin de musique pour votre session… Lorsque les gens arrivent, partent, pour marquer le début et la fin des pauses, pour certaines activités ou discussions, etc. Dites au lieu de réunion que vous allez mettre de la musique. Vous éviterez ainsi toute maladresse, comme le formateur de la salle d’à côté, séparée seulement par une cloison coulissante, qui vient se plaindre que sa réunion de fromages supérieurs d’à côté n’apprécie pas vos goûts musicaux à ce volume, ce qui enlève tout intérêt à ce que vous essayez de faire.

Essayez ces suggestions quand vous le pouvez. Elles font pratiquement partie de nos procédures opérationnelles standard parce que, franchement, elles fonctionnent très bien, me facilitent la tâche et nous permettent de nous concentrer sur nos délégués. Bonne chance avec votre formation.